Thema: So erstellen Unternehmer eine einwandfreie Reisekostenabrechnung

Für Unternehmen ist die Reisekostenabrechnung eine willkommene Möglichkeit, ihre Betriebsausgaben und Personalkosten zu optimieren. Bei einer beruflich oder betrieblich bedingten Reise, die ein oder mehrere Tage dauern kann, können verschiedene Kosten abgezogen werden, dazu gehören Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungskosten sowie sonstige Reisenebenkosten. In diesem Artikel zeigen wir Unternehmen, wie sie ihre Reisekosten richtig abrechnen.

Die Reisekosten gehören zu den wichtigsten Werbungskosten für ein Unternehmen - besonders seit 2014. Aus diesem Grund ist es wichtig, folgende Fragen zu klären:

  1. Wann fällt eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit an?
  2. Welche Aufwendungen darf der Arbeitnehmer als Reisekosten absetzen?
  3. Wie hoch darf die steuerfreie Erstattung ausfallen?
  4. Welche Aufzeichnungen und Nachweise sind dafür erforderlich?

Wichtige Änderungen ab 2014

Seit dem 1. Januar 2014 ist das neue Reisekostenrecht in Kraft getreten, welches einige Änderungen mit sich bringt. Im Rahmen einer Auswärtstätigkeit fallen für Unternehmer Reisekosten wie Verpflegungskosten sowie Kosten für Übernachtungen an. Seit diesem Jahr gibt es nur noch zwei Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen. Des Weiteren unterscheidet der Gesetzgeber nun zwischen mehr- und eintägigen Geschäftsreisen:

  • Bei Verpflegungsmehraufwendungen gilt nun ein zweistufiges statt dreistufiges System der Pauschbeträge.
  • Der niedrigste Pauschbetrag (sechs Euro) entfällt seit 2014 für Abwesenheiten zwischen acht und 14 Stunden vollständig.
  • Für eine eintägige Auswärtstätigkeit, die länger als acht Stunden dauert, fallen 12 Euro an.
  • Ebenfalls 12 Euro fallen für den An- und Abreisetag mehrtätiger Auswärtstätigkeiten, egal wie lange die Fahrtdauer ist.
  • Bei auswärtigen Tätigkeiten mit einer Dauer von mehr als 24 Stunden, welche nicht Ab- oder Anreisetag sind, fallen 24 Euro an.

Unternehmen ReisekostenabrechnungBei allen Kosten für Übernachtungen, welche man mit Belegen nachweisen kann, werden als Betriebsausgaben mit dem ermäßigten Steuersatz (sieben Prozent) abgezogen. Servicekosten wie Mahlzeiten werden getrennt ausgewiesen, hier gilt der Umsatzsteuersatz (19 Prozent).

Eine weitere wichtige Änderung ist die Ersetzung der „regelmäßigen Arbeitsstätte“ mit der „ersten Tätigkeitsstätte“, welche in § 9 Abs. 4 EStG definiert ist. Gemäß dem weiterhin geltenden Grundsatz der Fahrtkostenberechnung wird die Entfernungspauschale für Kosten ab der Wohnung zur Tätigkeitsstätte angesetzt. Für weitere Fahrten gelten die allgemeinen Reisekostengrundsätze.

Weitere Informationen zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts gibt es im offiziellen PDF des Bundesfinanzministeriums.

Checkliste für die Reisekostenabrechnung

Wann eine Auswärtstätigkeit vorliegt

Eine Auswärtstätigkeit liegt dann vor, wenn der Arbeitnehmer aus beruflichen Gründen vorübergehend außerhalb seiner Wohnung sowie der ersten Tätigkeitsstätte tätig wird.

Prüfungspunkte

Selbst wenn keine Tätigkeitsstätte geben ist, fällt für die Fahrten zur betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers mit der Entfernungspauschale an. Folgende Fragen helfen, dies zu prüfen:

  1. Besitzt der Arbeitnehmer eine Tätigkeitsstätte?
    • Wenn ja, Tätigkeitsstätte auflisten.
    • Wenn nein, siehe Frage 2.
  2. Muss der Arbeitnehmer gleichbleibend zu einem Ort fahren, um seiner Tätigkeit nachzugehen?
    • Wenn ja, in welcher Filiale, Zweigbetrieb, etc?
    • Wenn nein, sind die Fahrtkosten abzugsfähig.

Abzugsfähige Aufwendungen

Wenn die beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit vorliegt, können folgende Aufwendungen als Werbungskosten infrage kommen:

  • Fahrtkosten
  • Kosten für die Unterkunft
  • Reisenebenkosten
  • Ausgaben für die Bewirtung von Personen
  • Kosten zur Verpflegung

Software für Reisekostenabrechnung: Macht ein spezielles Programm Sinn?

Die Reisekostenabrechnung ist für viele Unternehmer ein Buch mit sieben Siegeln. Auch wenn das neue Reisekostenrecht viele Dinge vereinfacht hat, ist die Abrechnung nicht immer ganz einfach, insbesondere für große Unternehmen und Selbstständige, die dem Thema nicht Herrn sind. Um dieser Zielgruppe die Reisekostenabrechnung zu erleichtern, hat das Unternehmen Lexware eine spezielle Software entwickelt. Die auf shop.lexware.de erhältliche Software „Lexware reisekosten“ ermöglicht Unternehmen, stressfrei abzurechnen und ein korrektes Fahrtenbuch zu führen. Ist der Einsatz einer solchen Software sinnvoll, und wenn ja, für wen?

Software zur Reisekostenabrechnung eignet sich grundsätzlich für alle Unternehmen, die ihre Zeit nicht mit dieser Abrechnung verschwenden möchten und gleichzeitig sichergehen wollen, dass sie ein korrektes Fahrtenbuch führen. Der Einsatz eines solchen Programmes kann zur Prozessoptimierung beitragen, steigert aber auch die Transparenz und Wirtschaftlichkeit. Moderne Software erleichtert alle Prozesse der Vorbereitung, Planung, Genehmigung sowie Abrechnung von Geschäftsreisen. Dadurch wird für den Unternehmer der Verwaltungs- und Zeitaufwand reduziert und Geld eingespart.

Shareware vs. Freeware: Kostenpflichtig oder kostenlos?

Der aktuelle Softwaremarkt bietet zahlreiche Programme zur Reisekostenabrechnung, einige von ihnen sind kostenlos verfügbar, für die Nutzung anderer muss eine Lizenz gekauft werden. Zu den kostenpflichtigen Programmen gehört das zuvor genannte Programm „Lexware reisekosten“, welches umfassende Funktionen bietet und in verschiedenen Lizenzvarianten erhältlich ist: Unternehmer können die Vollversion im Monatsabo nutzen oder einmalig kaufen. Das Monatsabo hat den Vorteil, dass die Software immer aktuell ist und stets die neusten Updates erhält. Die Vollversion als Einmalkauf erhält ein Jahr lang kostenlose Updates und bleibt so lange auf dem neusten Stand.

Als Alternative zu dieser kostenpflichtigen Software gibt es einige Freeware-Varianten, wie „RkA-Reisekosten“ von jhc-software. Kostenlose Software kann in puncto Funktionsumfang meist nicht mit den kostenpflichtigen Programmen mithalten. Selbst wenn sie dieselben Funktionen besitzen, muss der Anwender meist Kompromisse in puncto Kundensupport oder Updates eingehen. Ein kostenloses Programm kann ohne Weiteres nicht jahrelang auf dem aktuellen Stand gehalten werden. Unternehmer riskieren somit, dass sie irgendwann eine veraltete Software nutzen, die nicht das aktuelle Reisekostenrecht berücksichtigt.

Foto: © Klaus Eppele - Fotolia.com

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